Le présent document vise à énoncer les politiques de confidentialité de Radialpoint SafeCare Inc. (" Radialpoint ") afin de promouvoir la confidentialité et de protéger les renseignements personnels relatifs à toutes les personnes qui interagissent avec Radialpoint, et particulièrement à nos clients et à notre personnel. Cette politique témoigne de notre engagement à nous conformer à toutes les exigences réglementaires pertinentes et à jouer le rôle de chef de file mondial en matière de protection des renseignements personnels et des données.
"Renseignement personnel" s'entend de tout renseignement relatif à une personne physique identifiable, c'est-à -dire tout renseignement qui se rapporte à une personne physique ou qui permet d'identifier cette personne.
La politique de confidentialité de Radialpoint s'applique aux activités de Radialpoint et de ses filiales en propriété exclusive relatives à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels. Radialpoint déploiera tous les efforts raisonnables, y compris les obligations contractuelles, pour veiller à ce que ses partenaires commerciaux se conforment également à la présente politique relativement aux renseignements personnels qu'elle partage avec eux.
La mise en œuvre de la politique de confidentialité de Radialpoint est assurée quotidiennement par le truchement des procédés administratifs généraux. À Radialpoint, les principaux détenteurs de renseignements personnels sont les services du soutien à la clientèle, du personnel, de la comptabilité, de l'information, des activités techniques et du marketing. Dans l'ensemble de la société, tous les employés doivent respecter ces procédés administratifs et les principes de la politique.
Le présent document énonce les politiques et la procédure qui assurent le respect de toutes les lois pertinentes, particulièrement de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada et la loi du Québec sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. La présente politique appuie également le respect des Lignes directrices de l'OCDE régissant la protection de la vie privée et les flux transfrontières de données de caractère personnel et de la Directive (95/46/CE) de l'Union européenne relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données1.
Dans l'élaboration de sa politique de confidentialité, Radialpoint s'efforce de respecter les principes suivants que pose la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada.
Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation - Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés, rendus accessibles ou autrement communiqués à des fins autres que celles définies, à moins d'obtenir le consentement de la personne ou que la loi n'oblige Radialpoint à le faire. Radialpoint peut se servir de renseignements personnels si elle a des motifs raisonnables de croire que l'information peut être utile à une enquête sur une infraction à une loi du Canada, d'une province ou d'un pays étranger ou des politiques et des obligations contractuelles de Radialpoint. Radialpoint peut également se servir des renseignements dans une situation d'urgence qui met en péril la vie, la santé ou la sécurité d'une personne ou lorsqu'il s'agit de protéger les biens. De telles utilisations spéciales sans consentement doivent être documentées et accessibles à la personne, conformément aux lois sur la protection de la vie privée du Canada et du Québec.
Les renseignements personnels ne doivent pas être conservés pendant des périodes plus longues que nécessaire pour atteindre les buts définis. Il incombe à tous les employés de Radialpoint de mettre en oeuvre des calendriers de conservation qui réduisent au minimum le stockage de renseignements personnels. Tous les calendriers de conservation doivent se fonder sur les besoins administratifs, juridiques, statistiques et archivistiques et, dans les deux derniers cas, les renseignements doivent être dépersonnalisés chaque fois que possible.
Le chef de la protection de la vie privée (CPVP) est responsable de la présente politique de confidentialité et de sa mise en application au sein de Radialpoint. Le CPVP relève du chef de la direction de la société et de son délégué. Chaque chef de service est responsable des renseignements sous sa garde ainsi que des politiques et des procédures en vertu de la présente politique dont il est responsable.
Radialpoint incite les personnes en cause à faire des demandes non officielles d'accès à leurs renseignements personnels dans le cours normal des affaires, mais elle ne désire d'aucune manière introduire une marche à suivre informelle qui priverait une personne physique de ses droits en vertu des lois et politiques pertinentes. Par exemple, si un candidat à un emploi a négligé de conserver la correspondance pertinente, dans la plupart des cas, le Service du personnel sera heureux d'en fournir des copies sans qu'il ne soit nécessaire de faire une demande officielle. Lorsqu'une personne désire avoir accès à ses renseignements personnels en possession de Radialpoint, elle peut soit écrire à privacy@radialpoint.com, soit communiquer avec le Service à la clientèle par lettre, par télécopieur, par téléphone ou par clavardage. Radialpoint doit exiger une identification formelle de la part du demandeur avant de lui communiquer quelque renseignement personnel que ce soit. Toutes les demandes officielles d'accès aux renseignements sont transmises au chef de la protection de la vie privée. Le Bureau de la protection de la vie privée doit collaborer avec le Service à la clientèle pour répondre aux demandes reçues du public et avec le Service du personnel pour répondre aux demandes reçues du personnel et des candidats à un emploi.
Le Service à la clientèle dispose de listes de contrôle qui aideront quelqu'un à déterminer où se trouvent ses renseignements personnels, par exemple dans les fichiers Web ou les journaux d'utilisation de Synbridge. Nous nous efforçons de répondre aux demandes de renseignements personnels dans les dix jours ouvrables.
Si une personne physique obtient des renseignements personnels et désire en contester l'exactitude, elle peut demander de modifier ou de supprimer certains articles. Cette demande doit être acheminée au bureau du chef de la protection de la vie privée. Toutes les demandes raisonnables seront étudiées, et si le chef de la protection de la vie privée juge qu'il ne convient pas de modifier un renseignement ou de supprimer le dossier, une note expliquant le cas tel qu'il a été soumis par la personne doit être ajoutée au dossier. Cette note doit être envoyée à toutes les parties qui, selon la personne, doivent recevoir ses remarques.
Les demandes de personnes physiques relatives à leurs propres renseignements personnels seront examinées gratuitement. Radialpoint se réserve le droit, dans les cas exceptionnels où une demande porte sur de nombreux renseignements et exige beaucoup de temps et d'efforts, d'exiger les mêmes frais que ceux demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information du Canada, et elle doit en informer la personne en cause avant de donner suite à la demande.
Si une personne n'est pas satisfaite des résultats de sa demande de renseignements ou si la personne faisant l'objet des renseignements est insatisfaite d'une manière quelconque de la présente politique de confidentialité ou du respect de la présente politique ou de la loi par Radialpoint, elle peut déposer une plainte auprès du Bureau du chef de la protection de la vie privée aux fins d'étude de la question. Le chef de la protection de la vie privée doit faire enquête sur tous les cas, procéder à un examen des conclusions et communiquer avec la personne physique afin de régler la plainte. S'il existe des points controversés, le CPVP peut former un comité spécial pour étudier la plainte ou, avec la permission de la personne physique, trouver un médiateur externe ou consulter des experts de la confidentialité pour obtenir des opinions indépendantes. Il faut déployer tous les efforts afin de régler les plaintes à l'interne.
Le chef de la protection de la vie privée est responsable de la formation de tout le personnel de Radialpoint relative à la sensibilisation fondamentale à la confidentialité, à la présente politique de confidentialité et à tous les processus requis. Les chefs doivent veiller à ce que leurs employés reçoivent la formation nécessaire. En collaboration avec le Bureau de la protection de la vie privée, le Service du personnel est responsable de la tenue à jour du programme et de la prestation des cours. Le site intranet de Radialpoint renferme des trousses d'information qui fournissent au personnel toutes les directives sur les politiques et la procédure relatives à la protection de la vie privée ainsi que des réponses aux questions posées fréquemment.
Tous les employés doivent se conformer à la politique de confidentialité de Radialpoint. Le manquement à ces politiques peut entraîner des mesures disciplinaires, dont la cessation d'emploi.
Tous les formulaires servant à collecter les renseignements, à renseigner sur la présente politique et à informer les gens sur leurs droits ainsi que les marches à suivre pour avoir accès aux renseignements et porter plainte se trouvent sur les sites intranet et Internet de Radialpoint.
La présente version de la politique est conforme aux lois susmentionnées en date du 1er avril 2001.
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