Politique de confidentialité / Droits d’utilisation

But et Législation applicable

Ce document dicte les politiques et procédures qui confirme la conformité à la législation applicable, en particulier la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada et la Loi sur la Protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.

Porté et application

La Politique de confidentialité de Radialpoint s’applique aux opérations de Radialpoint et ses filiales, en ce qui attrait à la collection, utilisation et la divulgation de Renseignements Personnels. Radialpoint utilisera les moyens raisonnables, notamment dans le cadre d’engagements contractuelles, afin de s’assurer que ses partenaires d’affaires se conforment aussi à cette politique en ce qui attrait à la protection des Renseignements Personnels que Radialpoint partagent avec eux.

L’application continue de la Politique de confidentialité de Radialpoint s’étant dans ses procédures administratives qui s’applique à toutes ses activités. Les principaux gardiens des Renseignements Personnels chez Radialpoint sont le Service du support des produits, le Service des ressources humaines, le Services des systèmes d’information, le Service des opérations techniques et le Service du marketing global. À travers la compagnie, tous les employés sont responsables de l’application desdites procédures administratives et des principes de la Politique.

Définitions

Renseignements Personnels

" Renseignements Personnels " se définit comme étant toute information qui permet d’identifier une personne. Elle inclut, notamment, l’information qui concerne son identité, nationalité, âge, sexe, adresse, téléphone, courriel, numéro d’assurance sociale, date de naissance, état civil, scolarité, historique d’emploi, historique de santé, dossier de crédit, ainsi que tout opinion personnel ou position exprimé par une personne.

Principes relatifs à l'équité dans le traitement des renseignements

Dans l’élaboration de sa Politique de confidentialité, Radialpoint s’assure de sa conformité avec les principes dictés dans Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques:

Responsabilité
Le Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières est responsable de l’application des mesures qui assure de la muse en œuvre des principes de la Politique. Les coordonnées permettant de contacter le Chef des affaires financières en relation avec la présente Politique son disponible sur les sites Internet et Intranet de Radialpoint. Radialpoint maintient la documentation et le matériel nécessaire concernant ses politiques et procédures et est responsable de la formation continue de son personnel en conformité avec cette Politique.

Détermination des fins de collecte de Renseignements Personnels
Les Renseignements Personnels sont recueillis dans le but d’établir et maintenir des relations commerciales dont notamment pour créer un compte ou profil client dans les systèmes de Radialpoint afin de s’assurer que la personne soit reconnue, bénéficie, et soit facturée pour l’achat et l’utilisation des services de Radialpoint.

Consentement

Les Renseignements Personnels sont collectés avec la connaissance et le consentement direct de la personne concerné, en conformité avec les lois applicables. Dans les cas rares où la collecte de renseignements est faite sans la connaissance ou le consentement, une mention est inclus dans la ligne d’objet du dossier, et des efforts seront entrepris pour contacter la personne et l’aviser sur les renseignements collectés Aucun renseignement est communiqué à des tierces parties sans le consentement requis, sauf dans les cas requis ou permis par la loi.

Limitation de la collecte de Renseignement Personnels
Radialpoint collecte les renseignements nécessaires pour les fins déterminées. Afin de s’assurer que les personnes en charge de la collecte de Renseignements Personnels, utilise et transmette lesdits renseignements, ceux-ci doivent se questionner sur la nécessité de l’information tous au long du processus. Tous Renseignements Personnels fournis en surplus de ceux requis pour les fins déterminées ne seront pas retenu.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des Renseignement Confidentiels

Les Renseignements Personnels ne sont par utilisés, mis à la disposition ou transmis pour des fins autres que celle précisés, à moins d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée ou dans les cas où Radialpoint est contrains par la loi. Radialpoint peut utiliser les Renseignements Personnels s’il y a motif raisonnable de croire que les renseignements seront utiles dans l’investigation d’une contravention aux lois canadiennes, provinciale ou autre juridiction applicable, ou l’application des politiques ou obligations contractuelles de Radialpoint. Radialpoint peut aussi utiliser les renseignements dans le cadre d’une situation d’urgence ou la santé, intégrité ou la sécurité d’une personne peut être compromise ou pour la protection de la propriété. Dans ses cas spéciaux, l’utilisation des Renseignement Personnels est permise sans le consentement de la personne concernée selon les lois canadiennes et québécoises sur la confidentialité et sera documentée et accessible par la personne concernée en conformité avec lesdites lois applicables.

Les Renseignements Personnels sont gardés seulement pour la période pour laquelle elles sont nécessaires pour les fins déterminées. Il en est de la responsabilité de tous les employés de Radialpoint de s’assurer de l’application des mesures de rétention qui gouverne l’archivage des Renseignements Personnels. Toute rétention de renseignement doit être basé sur des fins déterminées, soit : administrative, légale, statistique et archive, et dans ces cas spécifiques, les renseignements seront épurés, si possible, de leur caractère d’identification.

Exactitude

Radialpoint a pour but de maintenir les Renseignement Personnels qu’il détient à jour pour les fins déterminées. Dans les circonstances où l’information maintenue n’est pas à jour, nous collaborerons avec la personne concernée, afin d’assurer que les Renseignement Personnels utilisés, dans le cadre de notre décision, n’affecterons par les droits, bénéfices et statut de la personne. Les personnes concernées sont requises de notifier Radialpoint par écrit de tous changement(s) dans leur Renseignement Personnels.

Mesures de sécurité

Radialpoint met en place les mesures de sécurité requises pour la protection des Renseignements Personnels contre la divulgation non autorisée, utilisation, la destruction et la modification desdits renseignements

Mesures organisationnels de sécurité: l’accès aux Renseignement Personnels est limité au personnel de Radialpoint qui a besoin desdits renseignements dans le cadre de la livraison des services demandés. Le personnel de Radialpoint ne sont pas autorisé à faire des copies or à sauvegarder les Renseignements Personnels d’un individu or client en dehors des requis pour la dispense de services demandés dans le cadre de cette Politique.

Les employés et représentants de Radialpoint sont requis de signer une entente de confidentialité et de non divulgation les liant au maintien de la confidentialité de tous Renseignement Personnels qu’ils pourraient avoir accès.

Mesures physiques de sécurité: Les Renseignements Personnel sont maintenu dans des centre de donnés sécurisés. L’accès a ces centre de donnés est restreins au personnel et au sous-contractants autorisés de Radialpoint.
Mesures technologiques de sécurité: Les Renseignements Personnels contenus dans les ordinateurs et base de données de Radialpoint sont protégés en conformité avec les politiques de sécurité de l’information de Radialpoint. Radialpoint effectue des audits de ses mesures de sécurité afin de s’assurer de leur application ainsi que leur effectivité et de leur justesse”
Transparence

Les politiques et procédures de Radialpoint en ce qui concerne la gestion des Renseignements Personnels sont accessibles au publique sur demande auprès du Directeur de la protection de la vie privée, à l’exception de certains aspects concernant la sécurité de nos systèmes.

Accès aux Renseignements Personnels

Toute personne a le droit d’obtenir une confirmation si Radialpoint détient des Renseignement Personnels le concernant, conditionnel aux lois applicables. Une personne peut faire une demande d’accès par écrit pour obtenir ses Renseignement Personnels et Radialpoint s’engage à réponse à une telle demande dans les trente jours suivant sa réception, sujet à la disponibilité raisonnable de ses ressources. Bien que Radialpoint n’ait pas l’habitude de charger des frais pour la transmission des Renseignements Personnels, Radialpoint se réserve le droit de charger des frais raisonnables pour toute demande qui s’avérerait trop onéreuse.

Si une personne considère que les renseignements détenus par Radialpoint est incomplets ou erronées, sur réception de la documentation pertinente permettant la validation de l’information en question, Radialpoint procédera aux modifications requises au dossier actif de la personne concerné.

Dans certaines circonstances particulières, nous ne pourrons fournir l’accès au Renseignements Personnels sous notre contrôle. Les circonstances particulières sont les suivantes :

si l’accès pourrait encourir la divulgation de Renseignements Personnels d’une tierce partie ou si la divulgation pourrait causer une menace à la sécurité d’une tierce partie, et que les renseignements ne peuvent être ségréguer;
si l’accès pourrait divulguer des informations confidentielles de nature commerciale de Radialpoint;
si les Renseignements Personnels sont protégés par le secret professionnel; ou
si les Renseignement Personnels ont été collecté dans le cadres d’une investigation de nature pénale ou toute autre raison légale, notamment l’application d’une entente de confidentialité et de non-divulgation.

Si nous refusons une demande d’accès à vos Renseignements Personnels, nous vous aviserons par écrit des motifs justifiant notre refus et vous aurez la possibilité de contester notre décision.

Plainte contre le non-respect des principes
Toute personne peut contester la conformité de Radialpoint à tous principes établit dans la Politique et ses procédures de confidentialité. Le Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières doit investiguer toute contestation et tenter de les adresser convenablement. Les personnes seront informées des recours possibles qu’ils ont en fonction des lois applicables et des politiques.

Responsabilité Et Organisation
Le Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières est responsable de la Politique de confidentialité et de son application chez Radialpoint. Le Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières est responsable envers le Président exécutif de Radialpoint ou son délégué. Tous les directeurs de services sont responsable de les renseignements sous leur contrôle, ainsi que les directives et procédures de cette Politique, pour lequel il ou elle est en charge.

Demande d’accès

Radialpoint encourage les demandes d’accès informel par la personne concernée dans le cadre du cours normal de ses opérations, toutefois, en aucun temps elle désire utliser la procédure informelle dans un but limiter les droits des personnes concernés vertu la loi ou de cette Politique. Par exemple, si une personne applique sur une offre d’emploi et néglige de garder une copie de sa correspondance, le Service des ressources humaines, dans la majorité des cas, se ferait un plaisir de transmettre une copie de ladite correspondance sans qu’une demande formelle d’accès soit soumise. Les personnes qui désirent accéder leurs Renseignements Personnels détenus par Radialpoint, peuvent transmettre leur demande par courriel à privacy@radialpoint.com, par écrit or par télécopie. Radialpoint requière une confirmation de l’identité du demandeur avant de transmettre tous Renseignements Personnels. Les demandes d’accès d’information sont ensuite transmises au Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières. Le Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières travaille en collaboration avec le Service du support des produits, pour répondre aux demandes du public, et avec le Services des ressources humaines, pour répondre aux demandes du personnel et des personnes qui soumette leur candidature à une offre d’emploi.

Le personnel du Service du support des produits possède une liste de questions qui leur permette de déterminer où les renseignements concernant l’identité d’un individu peuvent être trouvés, par exemple des bases de données de clients, or ou les registres du logiciel de sécurité Internet de Radialpoint. Nous tentons de répondre à toutes demandes de Renseignements Personnels dans les trente jours ouvrables suivant leur réception.

Si une personne obtient ses Renseignements Personnels et désire contester la justesse de l’information, il ou elle peut demander la modification ou la suppression de certaines informations. Cette demande peut être adressée au bureau du Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières. Toute demande raisonnable sera honorée toutefois, dans la mesure où le Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières détermine que la modification ou la suppression de l’information n’est par appropriée, une notification sera ajoutée au dossier détaillant la position de l’individu tel que présentée à Radialpoint. Cette notification sera transmise à toutes tierces parties que l’individu identifies.

Les demandes d’accès de personne pour leur Renseignements Personnel seront honorées sans frais. Radialpoint se réserve le droit, dans des circonstances exceptionnelles ou l’effort ou le coût associé à la demande serait considéré comme excessif, de charger des frais comparables aux taux inclus dans la Loi sur l’accès à l’information du Canada, et informera la personne des coûts avant de procéder avec la demande.

Plainte contre le non-respect des principes

Si une personne n’est pas satisfaite du résultat de sa demande d’accès à l’information, sur l’utilisation de renseignements assujettis à la Politique, ou sur la conformité de Radialpoint avec cette Politique ou les lois applicables, il ou elle peut formuler une plainte au bureau du Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières pour révision. Le Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières investiguera toute cause, procédera à une revue de toutes découvertes et établira un diagnostique dans le but de résoudre toute demande d’une personne. Dans les circonstances particulières où la plainte est controversée, le Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières peut soumettre la revue de la plainte à un comité ad hoc, ou, avec la permission de la personne concernée, soumettre la plainte à un médiateur ou demander l’opinion indépendant d’un expert en confidentialité. Tous les efforts raisonnables seront utilisés pour résoudre la plainte.
Toutes questions concernant la présente Politique ainsi que toute autres politiques de confidentialité de Radialpoint peuvent être adressées au Directeur de la protection de la vie privée. Vous pouvez faire une demande d’accès à l’information, ou une plainte, en adressant par écrit une demande au Directeur de la protection de la vie privée à l’adresse mentionné ci-dessous:

Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières:
Courriel: privacy@radialpoint.com
2050 rue de Bleury, suite 300
Montréal, Québec
H3A 2J5

Formation continue

Le Vice-président à l'expansion commerciale et chef des affaires financières est responsable de la formation continue du personnel de Radialpoint quant aux connaissances de base de la confidentialité, la Politique de confidentialité et les procédures s’y rattachant. Les directeurs sont responsables de s’assurer que leurs employés reçoivent la formation requise. Le Service des ressources humaines, en collaboration Directeur de la protection de la vie privée, sont responsable du maintien du curriculum et la dispense des formations. Des pamphlets d’information sont disponibles sur le site Intranet de Radialpoint aux employés pour référence quant aux politiques de confidentialités et les procédures applicables, ainsi questions les plus fréquemment posées.

Conformité et application

Le respect de la Politique de confidentialité de Radialpoint est obligatoire pour les employés de Radialpoint. Le non respect cette Politique peut résulter dans l’imposition de mesures disciplinaires, incluant la fin d’emploi.

Formulaire

Tous les formulaires ou documents utilisés dans la collection d’information, dans la dissémination de la Politique, dans le rappel aux individus de leurs droits, ainsi que pour les procédures pour les demandes d’accès ou plaintes sont disponibles sur les sites Internet et Intranet de Radialpoint.

Cette version de la Politique est en conformité avec la législation en vigueur en date du 1e avril 2009

Les droits d’utilisation suivants précisent les conditions qui gouvernent l’accès et l’utilisation du site Web de RADIALPOINT. En visitant et en utilisant ce site Web, vous acceptez d’être lié par ces droits d’utilisation. Si vous n’acceptez pas ces conditions, vous ne devez pas visiter ou utiliser ce site Web.

Usage autorisé

Toute personne est autorisée à consulter l’information disponible sur ce site Web à titre informatif seulement. L’information sur ce site, en totalité ou en partie, ne peut au aucun cas être utilisée, redistribuée, copié ou reproduite sans la permission écrite de Radialpoint.

Exonération de garanties et limitation de responsabilité

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